如何管理您的部門和話題

當合作完成一個項目時,每個團隊成員都希望能夠迅速找到他們需要的信息、對話或團隊成員。這就是為什麼要用清晰明瞭的方式命名和管理您的部門和話題的原因。

當您剛開始使用Twist時,我們建議您首先按照項目管理您的部門。這是管理您Twist的一種理性直觀的方式。以下是具體操作方法:

基於項目的部門

為團隊項目創建部門將給您機構中不同的團體提供工作空間。團隊成員可以快速地瞭解部門的建立機制並查看與他們日常工作相關的其他部門。

比如在Doist中,我們為Twist相關的幾個項目建立了不同的部門。我們的部門如下圖所示。

您可以看到這些部門中的每一個都包含了項目名稱「Twist」、團體名稱如「設計」以及這個例子中的顏色藍色。部門可以被安排到一起並且將從視覺上與其他部門區分開來。

當您新建一個部門時,您最好發佈一個介紹性話題來讓人們知道創建這個部門的目的。這樣之後,團隊成員就可以開始根據相關主題來 發佈話題 並通知有關人員(在下方查看有關命名話題的提示)。

隨著您團隊的壯大,創建一個部門指南來解釋如何創建部門、建立名稱規則和顏色將對您的團隊十分有利。它將幫助您整個公司的Twist井井有條。

基於團體的部門

您也可以創建基於機構內不同團體的部門。這可以讓每個團體擁有討論想法、分享靈感或是作出一次小決定的空間。簡而言之,所有暫時不屬於任何團隊項目的事情都可以發佈在那裡。

最好的例子可能就是設計、營銷或財務部門。

在話題中發佈的一個 想法很可能就會變成一個項目。到那時,您可以新建一個基於項目的部門,並移動原 話題到那個部門來讓所有相關信息都被保存在一個地方。

基於主題的部門

您可以根據主題來創建部門,比如最好的編程實例、不同的語言或者教育學習。

基於主題的部門對於團隊社交或討論廣泛興趣是十分有用的。您可以大膽地嘗試創建基於主題的部門來看看什麼最適合您的團隊。

基於時間的部門

您可以創建基於時間的部門,比如八月客戶要求、九月客戶要求或第一季度計劃。

如果您的工作對時間有嚴格要求,比如會計公司,那麼這將對您十分實用。您可以根據不同的時間框架來區分您的團隊會話。

基於客戶的部門

如果您是一個面向客戶的機構,您將可以選擇不同的方式來創建部門,這樣您就可以管理您的每一個客戶。我們建議您實用按項目管理的方式。

例如,如果您的客戶叫做ABC,你可以創建像是「ABC會計」、「ABC項目」和「ABC銷售」的部門。您可以為它們選擇紅色並且它們將會集中排列:

命名您部門的相關提示

  • 部門將按字母順序排列。當您在決定如何命名您的部門時最好記住這一點。您可以前置一些特定名稱來將部門歸類,如財務或客戶。
  • 如果您是基於時間來管理您的部門,您可以前置項目的時間框架作為標題。比如,如果您有一個第三季度的設計項目,部門可以被命名為Q3|設計項目。這樣其他與第三季度相關的部門就可以按照字母順序被排列到一起了。
  • 您可以使用顏色標識來進一步管理您的項目。這對於從視覺上區分部門群組十分有用。比如,Doist的Todoist部門都是紅色的,而我們的Twist部門都是藍色的。這將便於一眼找到您想要查看的部門。

管理您的話題

一旦您設置好了您的部門,您就該開始工作併發布話題了。以下是一些關於話題的基礎信息和命名您話題的相關提示。

命名您話題的相關提示

  • 將重要的關鍵詞放在標題的開頭,這將幫助用戶一眼就能瞭解話題的內容。這對於因為屏幕大小限制而使標題部分省略的移動設備來說十分實用。
  • 您可以使用[中括號]作為區分話題主題的一種方式。例如在Doist中,當我們區分一個話題是關於Todoist應用的[mac]版本還是[windows]版本時,我們都會使用它。
  • 記得在話題標題中使用表情符號。當您在宣佈好消息時,它會特別實用。😀👏🎉

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